FUNKTION
E-Rechnung im Handwerk: eingehende Rechnungen verarbeiten, ausgehende als XRechnung erzeugen
E-Rechnung im Handwerk: XRechnung, UBL, CII und ZUGFeRD-PDF landen im Eingang, Duplikate erkannt. Ausgehend als XRechnung 3.0. Jetzt Zugang anfordern.
baumacht nimmt eingehende E-Rechnungen als XRechnung, UBL, CII oder ZUGFeRD-PDF in einem eigenen E-Rechnungs-Eingang entgegen, liest Rechnungsnummer, Datum, Lieferant und Betrag aus, erkennt Duplikate automatisch und legt das Original unverändert in deiner privaten Ablage ab. Mit einem Klick wird daraus eine Ausgabe. Eigene Rechnungen erzeugt baumacht als XRechnung 3.0 auf UBL 2.1, gegen den KoSIT-Validator geprüft.
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E-Rechnung im Handwerk: Empfang und Ausgang an einem Ort
Seit 2025 müssen Betriebe im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können, das Versenden wird stufenweise zur Pflicht. baumacht macht daraus keine Zusatzarbeit: ein E-Rechnungs-Eingang verarbeitet, was reinkommt, ein E-Rechnungs-Ausgang erzeugt, was rausgeht. Die genauen Fristen, Grenzwerte und Ausnahmen der Pflicht liest du Schritt für Schritt im Ratgeber zur E-Rechnung im Handwerk, hier geht es darum, was baumacht für dich konkret erledigt.
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So verarbeitest du eine eingehende E-Rechnung
Bekommst du von einem Lieferanten oder Nachunternehmer eine E-Rechnung, lädst du die Datei einfach in deinen E-Rechnungs-Eingang hoch, egal ob XRechnung auf UBL, im CII-Format oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. baumacht liest daraus die Kernangaben aus: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant und Bruttobetrag, damit du auf einen Blick siehst, worum es geht, ohne die Datei erst manuell zu öffnen. Das ist eine technische Leseprüfung der Datei, keine rechtliche EN 16931 Vollprüfung, dafür bleibt deine Steuerkanzlei die richtige Adresse.
- Eingehende Formate: XRechnung/UBL, CII und ZUGFeRD als Hybrid-PDF
- Datei hochladen, baumacht liest Rechnungsnummer, Datum, Lieferant und Betrag aus
- Alle eingehenden E-Rechnungen an einem Ort statt verstreut im Postfach
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Duplikate erkennen, das Original unverändert privat ablegen
Schickt dir ein Lieferant dieselbe Rechnung versehentlich zweimal, erkennt baumacht das automatisch beim Hochladen und weist dich darauf hin, statt sie doppelt zu übernehmen. Das hochgeladene Original bleibt unverändert in deiner mandantengetrennten, privaten Ablage liegen. Löschen kannst du eine eingegangene E-Rechnung bewusst nicht, du kannst sie aber aus deiner Übersicht ausblenden, wenn du sie nicht mehr brauchst, und bei Bedarf wieder einblenden.
- Automatische Duplikat-Erkennung beim Hochladen
- Original bleibt unverändert in deiner privaten Ablage
- Ausblenden statt Löschen: der Beleg bleibt nachvollziehbar erhalten
- Datei-Check beim Hochladen: nur PDF oder XML, maximal 15 MB je Datei
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Mit einem Klick zur Ausgabe
Passt die eingehende E-Rechnung, übernimmst du sie mit einem Klick als Ausgabe in deine Finanzen, samt Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant und Datum aus der Datei. So läuft der Beleg direkt in deine Auswertung ein, statt dass du ihn separat abtippst. Fehlt in der Datei ein lesbarer Bruttobetrag, übernimmt baumacht die Rechnung nicht automatisch, du legst die Ausgabe dann manuell an.
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Ausgehende Rechnungen als XRechnung 3.0: so verschickst du sie
Für deine eigenen, ausgehenden Rechnungen erzeugt baumacht E-Rechnungen im Format XRechnung 3.0 auf Basis von UBL 2.1, gegen den KoSIT-Validator geprüft. Das deckt Regelbesteuerung mit 19 und 7 Prozent, Kleinunternehmer nach Paragraf 19 und Reverse-Charge nach Paragraf 13b ab. Du schreibst die Rechnung wie gewohnt aus dem Auftrag, gibst sie als XRechnung aus und lädst die fertige XML-Datei herunter. Verschickt wird sie über dein eigenes Mailprogramm, einen eigenen Versandkanal wie E-Mail-Automatik oder Peppol hat baumacht dafür aktuell nicht. Ausgehend erzeugt baumacht XRechnung, ein ZUGFeRD-Ausgang ist in Vorbereitung.
- XRechnung 3.0 auf UBL 2.1, gegen den KoSIT-Validator geprüft
- Regelbesteuerung, Kleinunternehmer Paragraf 19, Reverse-Charge Paragraf 13b
- Direkt aus dem Rechnungseditor erzeugt, Download als XML, Versand über dein eigenes Mailprogramm
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XRechnung, UBL, CII und ZUGFeRD: der Unterschied
Die vier Begriffe tauchen im Zusammenhang mit E-Rechnung ständig auf und werden gern durcheinandergeworfen. XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden Formate, die dir in der Praxis begegnen, UBL und CII stecken als technische Syntax dahinter. Die Tabelle zeigt, was jeweils gemeint ist und was baumacht damit im Ein- und Ausgang kann.
| Format | Was ist das | Wer nutzt es | baumacht im Eingang | baumacht im Ausgang |
|---|---|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML-Format nach EN 16931, keine sichtbare Ansicht. | Standard im öffentlichen Auftragswesen und zunehmend im B2B-Bereich. | Ja, liest Rechnungsnummer, Datum, Lieferant und Betrag aus. | Ja, XRechnung 3.0 auf UBL 2.1, KoSIT-geprüft. |
| UBL | Die XML-Syntax, auf der die deutsche XRechnung aufbaut, kein eigenes Format zur Auswahl. | Software im Hintergrund, du bekommst UBL immer als XRechnung verpackt. | Ja, als XRechnung/UBL erkannt und ausgelesen. | Ja, baumacht erzeugt seine XRechnung als UBL 2.1 XML. |
| CII | Zweite zulässige XML-Syntax nach EN 16931, Grundlage von ZUGFeRD. | Vor allem international sowie eingebettet in ZUGFeRD. | Ja, wird als ZUGFeRD/CII erkannt und ausgelesen. | Nein, baumacht erzeugt ausgehend nur UBL-basierte XRechnung. |
| ZUGFeRD | Hybrides Format: sichtbare PDF mit eingebettetem XML. | Betriebe, die weiter eine lesbare PDF in der Hand haben wollen. | Ja, als ZUGFeRD-PDF hochladen, baumacht liest das eingebettete XML aus. | In Vorbereitung, aktuell nicht verfügbar. |
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Muss deine Steuerkanzlei bei der E-Rechnung etwas tun?
Deine Steuerkanzlei muss an der E-Rechnung selbst nichts einstellen. Sie bekommt deine Daten weiterhin über den Weg, den ihr schon nutzt: den DATEV-, Lexware-Office- oder CSV-Export aus baumacht. Eingehende E-Rechnungen bleiben im Original erhalten, wie es die GoBD verlangen, ausgehende E-Rechnungen liegen als geprüfte XRechnung vor. Wie die Übergabe an die Kanzlei im Detail läuft, zeigt dir die Seite zum DATEV-Export.
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Für wen der E-Rechnungs-Empfang und -Ausgang gemacht ist
baumacht ist Handwerkersoftware für alle Gewerke, mit Elektro und SHK als Leitgewerken. Der E-Rechnungs-Eingang hilft jedem Betrieb, der Rechnungen von Lieferanten oder Nachunternehmern als E-Rechnung bekommt und diese ordentlich ablegen und in seine Ausgaben übernehmen will. Der E-Rechnungs-Ausgang hilft jedem Betrieb, der Rechnungen an Auftraggeber schickt, die schon heute eine E-Rechnung verlangen oder das in den kommenden Jahren tun werden. Beides läuft im selben Rechnungsprogramm, ohne ein zusätzliches Tool nur dafür zu betreiben.
HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen
F.01Muss mein Betrieb E-Rechnungen empfangen können?
Seit 2025 gilt im B2B-Bereich in Deutschland grundsätzlich eine Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Die genauen Fristen, Übergangsregeln und Ausnahmen erklären wir dir im Ratgeber zur E-Rechnung im Handwerk.
F.02Welche Formate kann baumacht beim Empfang lesen?
Den E-Rechnungs-Eingang von baumacht kannst du mit XRechnung auf UBL, dem CII-Format und ZUGFeRD als Hybrid-PDF mit eingebettetem XML befüllen. baumacht liest daraus Rechnungsnummer, Datum, Lieferant und Betrag aus.
F.03Was mache ich mit einer eingehenden E-Rechnung?
Du lädst die Datei in deinen E-Rechnungs-Eingang hoch. baumacht liest Rechnungsnummer, Datum, Lieferant und Betrag aus und prüft, ob die Datei schon vorliegt. Passt alles, übernimmst du die Rechnung mit einem Klick als Ausgabe, sonst lässt du sie liegen oder blendest sie aus.
F.04Erkennt baumacht doppelt hochgeladene Rechnungen?
Ja. Lädst du dieselbe E-Rechnung erneut hoch, weist baumacht dich auf das Duplikat hin, statt sie ein zweites Mal zu übernehmen.
F.05Kann ich eine eingegangene E-Rechnung wieder löschen?
Nein, das Original bleibt bewusst unverändert in deiner privaten Ablage erhalten. Du kannst eine eingegangene E-Rechnung aber aus deiner Übersicht ausblenden, wenn du sie nicht mehr brauchst.
F.06Wie verschicke ich eine E-Rechnung mit baumacht?
Du schreibst deine Rechnung wie gewohnt aus dem Auftrag, gibst sie als XRechnung 3.0 auf UBL 2.1 aus und lädst die geprüfte XML-Datei herunter. Verschickt wird sie über dein eigenes Mailprogramm, einen eigenen Versandkanal hat baumacht dafür aktuell nicht.
F.07Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbare Ansicht, ZUGFeRD eine normale PDF-Rechnung mit eingebettetem XML. Beide erfüllen die Norm EN 16931. baumacht erzeugt eigene Rechnungen aktuell als XRechnung und liest eingehend beide Formate, ZUGFeRD auch direkt als PDF.
F.08Muss mein Steuerberater bei der E-Rechnung etwas tun?
Direkt an der E-Rechnung muss deine Steuerkanzlei nichts einstellen, sie bekommt deine Daten über den DATEV-, Lexware-Office- oder CSV-Export aus baumacht. Wie du Belege strukturiert übergibst, zeigt dir die Seite zum DATEV-Export.
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