FUNKTION
Einsatzplanung Handwerk: Wer macht was, wann und wo auf einen Blick
Einsatzplanung und Auftragsplanung im Handwerk: Aufträge per Drag & Drop auf Monteure verteilen, Auslastung sofort im Blick. Jetzt Zugang anfordern.
Mit baumacht erledigst du Einsatzplanung und Auftragsplanung zusammen: Du ziehst Aufträge und Einsätze per Drag and Drop auf Monteure und Tage, in Tages-, Wochen- und Monatsansicht. In der Tagesansicht schiebst du den Rand eines Einsatzes, um Start und Ende auf die Viertelstunde genau zu setzen. Ein Auslastungsbalken warnt vor Überbuchung gegen die 40-Stunden-Woche.
01
Deine ganze Mannschaft auf einem Board
Ein Auftrag wird verschoben, der Monteur weiß es nicht, der Kunde ruft sauer an. Mit der Einsatzplanung für dein Handwerk ziehst du jeden Auftrag per Drag & Drop auf den richtigen Mitarbeiter und den richtigen Tag, fertig. Jeder im Team sieht, wer wann wo ist. Keine vergessenen Termine, kein Rätselraten am Montagmorgen. Disposition, Monteurplanung, Auftragsplanung: Du hast deinen ganzen Betrieb auf einem einzigen Board und weißt jederzeit, was läuft.
- Aufträge per Drag & Drop verteilen statt am Whiteboard schieben
- Jeder Mitarbeiter sieht seine Termine, du den ganzen Betrieb
- Ein aktuelles Board ersetzt Magnettafel und WhatsApp-Gruppen
02
So funktioniert die digitale Plantafel
Die Plantafel ist dein Dispositions-Board: links ein Pool mit allen noch nicht verplanten Aufträgen, oben die Tage, daneben eine eigene Zeile für jeden Mitarbeiter. Du greifst einen Auftrag aus dem Pool oder von einem Monteur und legst ihn dort ab, wo er hingehört. Verschieben, umverteilen, zurück in den Pool: alles mit der Maus, in Sekunden. Sobald du etwas änderst, sieht der zugewiesene Monteur den Auftrag in seiner App.
- Drag & Drop: Auftrag auf Mitarbeiter und Tag ziehen, Zuweisung und Termin in einem Schritt
- Aufträge zwischen Monteuren verschieben oder per Klick wieder freigeben
- Pool "Nicht verplant": alle Aufträge ohne Mitarbeiter oder Datum sammeln sich an einer Stelle
- Eigene Zeile pro Mitarbeiter: du siehst sofort, wer wie voll ist
- Mehrtägige Aufträge laufen als durchgehender Balken über mehrere Tage
- Spontaner Einsatz ohne bestehenden Auftrag: Titel, Tag und Dauer reichen, die Verknüpfung mit einem Auftrag ist optional
03
Tag, Woche, Monat: die passende Ansicht für jede Frage
Für die grobe Planung wechselst du in die Wochen- oder Monatsansicht und siehst, wie die nächsten Wochen aussehen und wo noch Luft ist. Steht der Tag bevor, schaltest du auf die Tagesansicht und planst die Einsätze für morgen früh durch. Drei Ansichten, ein Board: du springst per Klick zwischen Überblick und Detailplanung, ohne das Werkzeug zu wechseln.
- Wochenansicht als Standard-Board für die laufende Disposition
- Monatsansicht für den Blick nach vorn und freie Kapazitäten
- Tagesansicht für die konkrete Einsatzplanung des Tages
Auftragsplanung: der ganze Auftrag wandert in Woche und Monat
In der Wochen- und der Monatsansicht planst du auf Auftragsebene. Du ziehst den kompletten Auftrag auf einen anderen Mitarbeiter oder einen anderen Tag, Zuweisung und Termin passen sich in einem Zug an, die Dauer des Auftrags bleibt dabei erhalten. Eine genaue Uhrzeit legst du auf dieser Ebene nicht fest, das ist die grobe Auftragsplanung: welcher Auftrag läuft in welcher Woche bei wem, und an welcher Adresse. Material für dieselbe Baustelle erfasst du nicht hier, sondern direkt am Auftrag in der Materialverwaltung, Büro und Baustelle sehen dort denselben Stand.
- Auftrag auf einen anderen Mitarbeiter ziehen: die Zuweisung wechselt, der Auftrag bleibt derselbe
- Auftrag auf einen anderen Tag ziehen: der Zeitraum verschiebt sich, die Dauer bleibt gleich
- Die Adresse des Auftrags ist immer sichtbar, so ordnest du Baustelle und Team eindeutig zu
Einsatzplanung: der Einsatz auf die Viertelstunde genau am Tag
Die Tagesansicht geht eine Ebene tiefer. Sie zeigt eine Stundenachse von 6 bis 19 Uhr, jeder Mitarbeiter hat seine eigene Zeile, wie ein Dienstplan zum Ziehen und Ablegen. Du ziehst einen Einsatz auf die passende Uhrzeit, und du ziehst am linken oder rechten Rand, um Start oder Ende zu verändern, in Schritten von 15 Minuten. Ein Einsatz kann, muss aber nicht an einen Auftrag gekoppelt sein, so planst du auch den kurzen Störungseinsatz zwischen zwei großen Aufträgen ein. Ob du dazu Dienstplan, Einsatzplan oder Plantafel sagst: gemeint ist genau dieses Werkzeug.
- Ziehen verschiebt den Einsatz auf einen anderen Mitarbeiter oder eine andere Uhrzeit
- Am Rand ziehen verlängert oder verkürzt den Einsatz, gerastet auf 15 Minuten
- "+ Einsatz" reicht: Titel, Tag und Dauer, ganz ohne bestehenden Auftrag
06
Montagmorgen, sechs Monteure, drei Baustellen: einer meldet sich krank
Du öffnest die Wochenansicht, Montag ist die erste Spalte, deine sechs Monteure sind auf drei Baustellen verteilt. Dann klingelt das Telefon: ein Monteur ist krank. Sobald die Krankmeldung erfasst ist, zeigt dir die Plantafel sofort, was das bedeutet. War er für heute schon einem Auftrag zugewiesen, markiert sie genau diesen Tag als Konflikt, mit rotem Balken und Warnsymbol, statt einer stillen Lücke, die dir erst am Nachmittag auffällt. Du ziehst seinen Auftrag oder Einsatz auf einen freien Kollegen, fertig. Die neue Zuweisung landet sofort in dessen Monteur-App, mit Adresse und Checkliste. Die Krankmeldung selbst verwaltest du in der Mitarbeiterverwaltung, die Plantafel zieht daraus automatisch die Konsequenz für den Tag.
- Krankmeldung erfasst, Konflikt mit einer bestehenden Zuweisung erscheint sofort als roter Balken
- Auftrag oder Einsatz per Drag & Drop auf einen freien Kollegen umverteilen
- Die neue Zuweisung erreicht den Monteur sofort in der App, ohne Anruf
07
Auslastung und Überbuchung sofort erkennen
Neben jedem Monteur läuft ein Auslastungsbalken mit. Hast du auf den Aufträgen geschätzte Stunden hinterlegt, rechnet baumacht sie gegen die 40-Stunden-Woche und zeigt dir direkt "X von 40 h". Übersteigen die bekannten Stunden die Kapazität, färbt sich der Balken rot und ein Warnsymbol erscheint, in der Tagesansicht gilt dieselbe Regel gegen die 8-Stunden-Kapazität des Tages. Ohne hinterlegte Stunden zeigt der Balken stattdessen, an wie vielen Tagen der Monteur schon verplant ist. Als Überbuchung zählt außerdem, wenn sich zwei Einsätze am selben Tag zeitlich überschneiden, oder wenn jemand trotz Urlaub oder Krankheit noch eingeplant ist, die reine Anzahl der Aufträge an einem Tag löst für sich allein keine Warnung aus. In der Wochenansicht meldet dir baumacht eine Doppelbelegung schon beim Ablegen, gespeichert wird die Zuweisung trotzdem, falls du bewusst überplanen willst.
- Auslastungsbalken pro Mitarbeiter gegen die 40-Stunden-Wochenkapazität
- Rote Warnung bei Überbuchung: du steuerst gegen, bevor es eng wird
- Hinweis beim Zuweisen in der Wochenansicht, wenn der Monteur im Zeitraum schon einem anderen Auftrag zugeteilt ist
- Überschneiden sich zwei Einsätze am selben Tag zeitlich, zählt das ebenfalls als Konflikt
- Urlaub und Krankheit erscheinen als eigener Block: du planst niemanden ein, der nicht da ist
08
Farben zeigen dir den Status auf einen Blick
Jeder Auftrag auf der Plantafel trägt seine Farbe: offen, aktiv oder abgeschlossen. So erkennst du ohne Klick, was noch ansteht, was läuft und was erledigt ist. Auf jedem Balken stehen Auftragstitel und Adresse. Ein Klick führt dich direkt zum Auftrag mit allen Details: Kunde, Termine, Material, Fotos und Berichte.
- Farb-Ampel für den Auftragsstatus: offen, aktiv, abgeschlossen
- Adresse direkt auf dem Block, inklusive Maps-Link im Auftrag
- Ein Klick führt vom Plantafel-Block zum vollständigen Auftrag
09
Die Planung landet direkt beim Monteur
Was du auf der Plantafel verteilst, sieht dein Monteur in seiner eigenen mobilen App, als native App auf dem iPhone. So wird aus deiner Einsatzplanung im Büro mobile Auftragsplanung beim Monteur, ohne Medienbruch. Dort findet er seine zugewiesenen Aufträge mit Adresse, Maps-Link zur Navigation und Checkliste, erfasst die Zeit, lädt Fotos und Berichte hoch, bucht Material und lässt den Kunden direkt auf dem Handy unterschreiben. Disposition im Büro und Ausführung auf der Baustelle hängen an einem Faden: ohne Zuruf, ohne Zettel.
- Zugewiesene Aufträge erscheinen sofort in der Monteur-App
- Adresse mit Maps-Link, Checkliste, Zeiterfassung und Foto-Upload für den Monteur vor Ort
- Rückmeldungen vom Monteur fließen zurück ins Büro: ein durchgängiger Datenfluss
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Für jeden Handwerksbetrieb mit mehr als einem Monteur
Ob Elektro, SHK, Maler, Trockenbau oder Garten- und Landschaftsbau: die Einsatzplanung von baumacht ist gewerkneutral. Sie hilft jedem Betrieb, der mehrere Leute auf wechselnde Baustellen schickt und den Überblick behalten will. Es läuft komplett in der Cloud, ist DSGVO-konform und Made in Germany. Du brauchst keinen Server und keine Installation: Browser auf, einloggen, planen.
- Gewerkneutral: passt für Elektro, SHK und jedes andere Handwerk
- Mobil-first und Cloud: planen vom Büro-PC, Laptop oder Tablet
- DSGVO-konform, Made in Germany
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Baue baumacht mit
baumacht wächst mit den Betrieben, die es nutzen. baumacht wird nah an der Praxis weiterentwickelt, mit direktem Draht zum Team. Sag uns, welche Funktionen dir im Alltag wichtig sind, dein Praxis-Input fließt direkt in die nächsten Schritte ein. So bekommst du ein Planungswerkzeug, das genau zu deinem Gewerk passt.
- Direkter Draht zum Gründer statt anonymer Support-Hotline
- Dein Praxis-Input bestimmt mit, was als Nächstes gebaut wird
- Ein Werkzeug, das mit deinem Betrieb mitwächst
HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen
F.01Was ist Einsatzplanung im Handwerk genau?
Einsatzplanung, auch Disposition oder Monteurplanung genannt, bedeutet, deine Aufträge den richtigen Mitarbeitern und Tagen zuzuteilen, damit jeder weiß, wer wann auf welche Baustelle muss. In baumacht machst du das auf einer digitalen Plantafel: Du ziehst jeden Auftrag per Drag & Drop auf einen Monteur und einen Tag. So ersetzt du Whiteboard, Magnettafel und WhatsApp-Gruppen durch ein einziges, immer aktuelles Board.
F.02Wie funktioniert die Plantafel in baumacht?
Die Plantafel zeigt für jeden Mitarbeiter eine eigene Zeile und für jeden Tag eine Spalte. Aufträge ohne Zuweisung sammeln sich im Pool "Nicht verplant". Du ziehst einen Auftrag von dort auf den passenden Monteur und Tag, Zuweisung und Termin sind in einem Schritt gesetzt. Aufträge lassen sich genauso einfach verschieben oder per Klick wieder freigeben.
F.03Sieht der Monteur die Planung auf dem Handy?
Ja. Sobald du einen Auftrag auf der Plantafel zuweist, erscheint er in der mobilen Monteur-App des Mitarbeiters, mit Adresse, Maps-Link zur Navigation und Checkliste. Die App läuft als native App auf dem iPhone. Der Monteur kann dort Zeiten erfassen, Fotos und Berichte hochladen, Material buchen und den Kunden unterschreiben lassen.
F.04Erkenne ich, wenn ein Mitarbeiter überlastet ist?
Ja. Neben jedem Monteur läuft ein Auslastungsbalken. Hast du auf den Aufträgen geschätzte Stunden hinterlegt, rechnet baumacht sie gegen die 40-Stunden-Woche und zeigt dir "X von 40 h". Wird es zu viel, färbt sich der Balken rot und ein Warnsymbol erscheint. Genauso zählt es als Überbuchung, wenn sich zwei Einsätze am selben Tag zeitlich überschneiden oder wenn jemand trotz Urlaub oder Krankheit noch eingeplant ist. Zusätzlich warnt dich die Plantafel in der Wochenansicht direkt beim Zuweisen, wenn der Monteur im selben Zeitraum schon einem anderen Auftrag zugeteilt ist, und blendet Urlaub oder Krankheit als eigenen Block ein.
F.05Für welche Gewerke eignet sich die Einsatzplanung?
Für jedes. Die Einsatzplanung von baumacht ist gewerkneutral aufgebaut und passt für Elektro, SHK, Maler, Trockenbau, Garten- und Landschaftsbau und jeden anderen Handwerksbetrieb, der mehrere Leute auf wechselnde Baustellen schickt. Sobald du mehr als einen Monteur disponierst, hilft dir die Plantafel, den Überblick zu behalten.
F.06Welche Ansichten hat die Plantafel?
Drei: Tag, Woche und Monat. In der Wochenansicht, dem Standard, machst du die laufende Disposition. Die Monatsansicht gibt dir den Blick nach vorn und zeigt freie Kapazitäten. In der Tagesansicht planst du die konkreten Einsätze des Tages durch. Du wechselst per Klick zwischen Überblick und Detailplanung, ohne das Werkzeug zu verlassen.
F.07Muss ich für die Einsatzplanung etwas installieren?
Nein. baumacht läuft komplett in der Cloud, du brauchst keinen Server und keine Installation. Du öffnest die Plantafel im Browser am Büro-PC, Laptop oder Tablet. Deine Monteure nutzen die mobile App als native App auf dem iPhone. baumacht ist DSGVO-konform und Made in Germany.
F.08Fließt mein Feedback zur Einsatzplanung in die Entwicklung ein?
Ja, ausdrücklich. baumacht wird nah an der Praxis weiterentwickelt. Sag uns, welche Funktionen dir in der Disposition wichtig sind, dein Praxis-Input fließt direkt in die nächsten Schritte ein.
F.09Was ist der Unterschied zwischen Einsatzplanung und Auftragsplanung?
Auftragsplanung passiert auf Ebene des ganzen Auftrags: In der Wochen- und der Monatsansicht ziehst du den Auftrag auf einen Mitarbeiter und einen Tag, oder auf ein neues Datum, ohne eine genaue Uhrzeit festzulegen. Einsatzplanung geht eine Ebene tiefer: In der Tagesansicht planst du einzelne Einsätze auf die Viertelstunde genau, mit Start und Ende. In baumacht laufen beide auf derselben Plantafel zusammen.
F.10Kann ich mit baumacht auch einen Dienstplan per Drag & Drop erstellen?
Ja. Die Tagesansicht zeigt eine Stundenachse von 6 bis 19 Uhr mit einer eigenen Zeile pro Mitarbeiter, wie ein digitaler Dienstplan zum Ziehen und Ablegen. Du ziehst einen Einsatz auf die passende Zeile und Uhrzeit und passt Start oder Ende an, indem du am linken oder rechten Rand ziehst, in Schritten von 15 Minuten.
F.11Wie plane ich mehrere Monteure auf verschiedene Baustellen ein?
Jeder Auftrag trägt seine Adresse, du siehst also sofort, welche Baustelle gemeint ist. In der Wochenansicht hat jeder Monteur seine eigene Zeile über die ganze Woche, so erkennst du auf einen Blick, wer auf welcher Baustelle eingeplant ist und wer noch frei hat, auch bei mehreren Baustellen gleichzeitig.
F.12Was passiert in der Plantafel, wenn ein bereits eingeteilter Monteur krank wird?
Genau dafür ist die Monteurplanung in baumacht gedacht. Sobald die Krankmeldung erfasst ist, markiert die Plantafel den betroffenen Tag bei diesem Monteur als Konflikt, mit rotem Balken und Warnsymbol, falls er für diesen Tag noch einem Auftrag zugewiesen war. Du ziehst den betroffenen Auftrag oder Einsatz dann per Drag & Drop auf einen freien Kollegen, die neue Zuweisung landet sofort in dessen Monteur-App.
F.13Geht auch eine einfache Auftragsplanung ohne kompletten Auftrag?
Ja. Über "+ Einsatz" legst du direkt in der Plantafel einen Einsatz mit Titel, Tag und Dauer an, ganz ohne vorhandenen Auftrag. Erst wenn du willst, verknüpfst du ihn mit einem bestehenden Auftrag, sonst bleibt er ein eigenständiger Termin.
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